10 de Agosto de 2015 - Everton Pitz
Organização e objetividade garantem reunião rápida e bem sucedida.
Assembleias longas, quórum baixo, brigas, discussões e nada decidido. Alguém quer participar de uma reunião desse tipo?
Para evitar que essa cena de terror aconteça no seu condomínio, o SCOND elaborou um passo a passo de como uma assembleia deve ser preparada e conduzida com o auxilio de um Software de Gestão para Condomínios.
Preparação dos Participantes
A parte que antecede à assembleia é o primeiro passo para garantir que o evento transcorra com organização e tranquilidade. A convocação deve ser feita como manda a convenção do condomínio – caso contrário, as decisões tomadas pela coletividade podem ser invalidadas judicialmente.
O ideal é comunicar e "bombardear" o condômino com todo o tipo de informação possível antes da reunião, inclusive o condomínio deve adotar um Software Online de Gestão para Condomínio, fazendo com que sejam disparados e-mails, mensagens e mural de recados com relatório de leitura, para que ele tenha tempo de refletir sobre os dados, elaborar perguntas e até de trocar algumas ideias com os vizinhos. Dessa forma, ninguém se sente surpreso por exemplo, com o valor do reajuste da taxa ou com o preço da pintura da fachada no momento da assembleia.
Os bancos estão online, nossos amigos estão online, os restaurantes estão online, porque o nosso condomínio não pode estar também? Utilizar a internet para melhorar a vida condominial é fundamental nos dias de hoje. O Software Online de Gestão para Condomínios SCOND, possibilita que o Síndico abra uma assembleia pelo Software, possibilitando que os Condôminos possam participar antecipadamente, nos debates, leitura detalhada dos itens de pauta, anexos dos orçamentos e inclusive votar. (saiba mais em https://www.scond.com.br)
O SCOND disponibiliza ao final da votação online, a opção para emitir a procuração com as opções de voto do Condômino. Com isso, no dia da assembleia presencial, os votos do Condômino passam a ser válidos se representados de acordo com a convenção do condomínio. (número máximo de procurações por condômino e se faz necessário o reconhecimento em cartório).
As pautas são um outro item importantíssimo para que a futura assembleia tenha um bom andamento. Estas devem ser claras, pertinentes, necessárias e não muito extensas. A quantidade também é determinante. O máximo recomendado são quatro pautas por assembleia, para evitar que o evento se alongue demais.
Imagem 01: Lista das Assembleias no Condomínio Village
Ambiente
Mantenha o material (orçamentos, provisão orçamentária, extratos bancários, fotos de obras e serviços etc.) organizado e, se possível, mostre aos condôminos por meio de retro-projetor ou computador, por exemplo, tornando a reunião menos cansativa.
Condução da Reunião
Peça fundamental nas reuniões é a escolha do presidente da mesa. Para o bom andamento do evento, o recomendável é que o presidente seja alguém respeitado por todos, neutro e que não pertença a nenhuma “panelinha” do condomínio.
Também é de extrema importância que o presidente da mesa saiba se colocar no momento certo, falar em público, ter foco, evitando que os moradores que demandam mais atenção fujam do tema que está sendo debatido.
É o presidente da mesa a pessoa responsável em suspender uma assembleia caso os moradores fujam do tema e ultrapassem o tempo pré determinado para a reunião.
Uma boa maneira de prestigiar os presentes, e não os ausentes, ou atrasados é cumprir horário início e fim da reunião. Outra forma de se manter a ordem é dar certo período de tempo para cada assunto na pauta – e no máximo cinco minutos a mais, caso a maioria decida por mais explicações sobre o tema.
Objeções
Mesmo com toda essa organização, há algo que pode minar o sucesso de uma assembleia: as objeções em excesso ou a vontade, de alguns moradores, de debaterem assuntos que não são coletivos durante a reunião e ainda que não estão na pauta.
Para aqueles que pedem a palavra a todo momento e desejam mais explicações sobre contas já aprovadas, ou sobre um orçamento cotado, ou em relação a um item muito específico de qualquer coisa debatida, pode-se oferecer uma atenção especial em outro momento, para evitar atrasar a ordem estabelecida para o dia.
Uma sugestão é que se coloque em votação se a dúvida é da maioria dos presentes ou não. Assim, o morador em questão não se sente injustiçado e, se o assunto realmente for de interesse geral, tem mais espaço para discussão.
É importante que os moradores não fiquem sem resposta para as suas questões. Mesmo que repetitivas,as perguntas devem ser respondidas – o que pode acontecer em outro momento, que não na assembleia.
Perda de foco
Outro problema recorrente em assembleias são aqueles que querem discutir assuntos privados. Nesse caso, o ideal é que o presidente da mesa explique que o tema não é de interesse geral, mas que o síndico pode procurá-lo em outro momento, ou depois da assembleia, para falar sobre o problema. Deve-se ressaltar que a assembleia é o momento para debater os assuntos referentes à comunidade.
- Veja abaixo algumas frases que o presidente da mesa pode usar para manter a objetividade da reunião:
- “Esse assunto será debatido mais tarde.”
- “Me desculpe, mas o tema não é de interesse coletivo.”
- “O item já foi discutido e aprovado.”
- “Senhores, temos mais três minutos para decidir sobre esse assunto, depois passamos para o próximo item da pauta.”
- “Esse tema não está na pauta do dia.”
- “Podemos discutir esse assunto em particular.”
Ânimos exaltados
Em uma assembleia, os condôminos muitas vezes sabem quem pode ou não conturbar. É importante identificar antes quem costuma agredir ou ofender os demais para não deixar essa pessoa “crescer”.
O presidente é o responsável pela ordem na assembleia. Cabe a ele advertir aquele que estiver perturbando os demais pela sua postura hostil durante a reunião.
Se isto não for suficiente, em último caso, o presidente, com a anuência dos presentes, pode solicitar a retirada do perturbador ou suspender os trabalhos, determinando nova data para a continuação dos trabalhos.
Depois da reunião:
Com o fim das discussões agendadas, é possível que os vizinhos e síndicos fiquem ali conversando sobre a reunião. O presidente da mesa, auxiliado pelo funcionário da administradora de condomínio, redige a ata da reunião, que tem data limite para ser entregue aos outros moradores, expressa na convenção.
Aproveite o momento para tirar alguma dúvida pendente que tenha ficado para trás por falta de tempo.
