Não há dúvidas de que nós chegamos ao estágio de viver em um mundo completamente novo e digital. 

Essa experiência, sem precedentes na história, está alterando todos os aspectos da vida e é preciso se adaptar à nova realidade em cada um desses contextos.

Claro que o jeito como moramos e trabalhamos são diretamente impactados por essas mudanças.

Nesse contexto, a melhora da gestão de condomínios passa não só pelo uso da tecnologia, mas por práticas mais modernas.

Neste artigo nós vamos explorar o que você pode fazer para melhorar a gestão do seu condomínio no contexto atual.

Confira abaixo!

Mantenha as informações organizadas

O responsável pela ordem do condomínio – normalmente o síndico – deve manter todas as informações organizadas para uma gestão eficiente do empreendimento.

Informações financeiras, dados dos colaboradores, notas fiscais, entre outras, devem estar sempre disponíveis para consulta e atualizadas para que assim seja fácil de resolver qualquer situação que aconteça. Além disso, contar com um aplicativo para os condôminos onde seja possível disponibilizar determinados arquivos, como por exemplo, balancetes, ajudará na transparência.

Comunicação eficiente é essencial

Estabeleça um meio prático e eficiente de se comunicar com os condôminos, para enviar  informações importantes, como datas da assembleia, avisos, cobrança, entre outras. É vital que eles entendam com clareza os pontos que você deseja comunicar.

Procure se comunicar de um jeito fácil e que as informações sejam passadas rapidamente aos moradores, como por exemplo, por meio de um sistema administrador de condomínio que pode facilitar muito essa troca de informações ou novamente, aplicativos para smartphones se destacam.

Planejamento financeiro é essencial

Todos os gastos do condomínio devem ser registrados em uma planilha ou software de gestão para condomínios, para garantir o controle financeiro e a transparência.

Assim, pode-se fazer um provisionamento de gastos para conseguir negociar melhores preços em produtos ou serviços, e todos os condôminos podem manter um controle de como estão as finanças do condomínio.

O síndico deve entender que ele será responsável por fazer a prestação de contas ao final de cada período definido na convenção condominial. E, caso os dados não sejam justificados com clareza, os moradores poderão fazer questionamentos e exigir a apresentação das notas fiscais.

Organize sua gestão

Talvez todos os outros tópicos se resumam aqui: ser organizado. A Organização te ajudará a regularizar qualquer tipo de situação, principalmente financeira, que venha a acontecer no condomínio. Alguns itens merecem cuidado redobrado, como:

• Dados e salários dos colaboradores;
• Contas de água e luz;
• Dados de fornecedores, principalmente notas fiscais;
• Taxas e impostos.

Outros itens devem ser registradas para melhorar ainda mais a sua gestão, como:

• Deixe sempre por escrito, em atas, todas as decisões tomadas nas assembleias;
• Regularize sua situação com os órgãos públicos;
• Treine os colaboradores em suas funções;
• Informar decisões e disponibilizar atas e outros documentos aos condôminos.

Aproveite-se da tecnologia!

Esse é um tópico à parte. Simplesmente não há como encarar o novo tempo que se apresenta sem fazer uso de tecnologia na administração do condomínio.

Aliar a tecnologia à prática empresarial é motivo de sobrevivência no mercado, não se trata mais de uma opção.

Nesse sentido, a tecnologia tem transformado as empresas, otimizando os processos e aumentando a produtividade. Por isso, o investimento em novos recursos é fundamental para oferecer um serviço eficiente e diferenciado. E isso não seria diferente no ramo da administração condominial.

Condomínio e condôminos pedem cada vez mais implantações tecnológicas em seus locais com o intuito de melhorar o gerenciamento dos recursos disponíveis. Vários são os exemplos de contratação de serviços que modernizam a gestão e a operação condominial, substituindo antigas práticas por eficientes novas formas de trabalhar. E nesse ponto, as empresas de monitoramento, que costumam auxiliar os síndicos em projetos de segurança, melhorias e manutenção, terão um papel importante.

Isso porque as empresas de monitoramento possuem a expertise e um conhecimento sobre inovações tecnológicas capazes de melhorar a relação entre os condôminos e o síndico, tanto no quesito segurança, quanto na facilitação de acesso às informações da administração.
Citaremos alguns exemplos.

1. Sistema de gestão

Entre as soluções que mais se destacam na modernização da administração condominial estão os sistemas de condomínio. Ao adquirir um sistema desse tipo, o condomínio ganha em agilidade e economia de recursos. O ideal é que seja adotado um software de gestão completo, que permita realizar ações importantes como o controle de acesso a determinadas áreas, até atividades rotineiras, do dia a dia.

Tarefas como gerenciamento de relatórios e planilhas e sua disponibilização aos condôminos, bem como o registro de atas de reuniões e assembleia. Controle e gestão de moradores, visitantes, prestadores de serviço, veículos, animais de estimação, dentre outras tarefas importantes.

Isso costuma melhorar exponencialmente a qualidade da administração condominial, otimizando processos e, por consequência, gerando conforto aos condôminos. 

2. Aplicativo para celular

Várias administradoras e síndicos já adotaram o uso desse tipo de tecnologia na para condomínios. Devido à grande parcela da população que utiliza smartphones, foram criados aplicativos para condomínios para facilitar a comunicação entre administrador e condômino.

Aqui mais uma vez ganha importância o serviço de monitoramento, isso porque empresas de monitoramento poderão gerar a experiência completa para o seu condomínio. As chamadas centrais de monitoramento, poderão fornecer ao condomínio serviços de ponta, como portaria autônoma, híbrida e remota, gerando assim a segurança que toda a pessoa deseja, e tudo através de um único aplicativo. 

E as vantagens não param na segurança, por meio desse mesmo aplicativo é possível tornar o condomínio mais eficiente, já que ele possibilita ainda a visualização das câmeras de segurança, um portal de avisos digital, reserva de salão de festas, automações para abertura e fechamento de portas e portões com um clique, liberação de visitante e prestador de serviço, registro e solicitação de manutenção e muito mais.

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