Função de grande responsabilidade, a gestão de condomínios compete aos síndicos que, no entanto, podem transferir parte das suas atribuições para uma administradora terceirizada. Mas, até que ponto vai a obrigação de cada um?
De acordo com Rosely Schwartz, autora do livro “Revolucionando o Condomínio”, e professora do curso de Administração de Condomínios da Escola Paulista de Direito (EPD), de forma resumida o síndico tem a função estratégica da gestão, enquanto a administradora tem a responsabilidade de auxiliar o síndico nas suas funções administrativas e no cumprimento de todas as exigências legais. “Ao transferir parte das atribuições para uma administradora as responsabilidades devem estar definidas em contrato detalhado para evitar questionamentos futuros, salvaguardando as partes”, destaca. A especialista explica que o síndico é o representante legal dos interesses do condomínio em todas as esferas: administrativa, judicial e condominial, e deve prestar contas de sua gestão anualmente ou quando exigidas.
Administradoras
Morgana Schoenau da Silva, assessora jurídica do Sindicato da Habitação de SC (Secovi-SC), esclarece que às empresas geralmente cabem as funções administrativas do condomínio, que são delegadas pelo síndico. “As responsabilidades da administradora serão aquelas firmadas no contrato de prestação de serviços, e que dependerá do interesse de cada condomínio. Já o síndico responde civilmente por todos os danos que causar ao condomínio durante a sua gestão”, completa a advogada.
As administradoras podem ficar responsáveis, por exemplo, por convocar e organizar as assembleias gerais, fazer a gestão dos contratos e realizar todos os controles contábeis, pagar as despesas do condomínio, e cumprir exigências legais, tais como: de segurança contra incêndio, de saúde, tributárias e trabalhista.
Contudo, é importante ter cautela na hora de escolher uma administradora. Rosely Schwartz indica que se comece consultando pelo menos três empresas. Além disso, certificar-se sobre quê valor a taxa será cobrada, dando preferência às empresas que cobram um valor fixo mensal. Para que haja maior transparência na gestão ela recomenda que o condomínio tenha todos os recursos financeiros como conta corrente, poupança ou fundo de reserva em contas individuais, em nome do condomínio, evitando assim as contas pool.
A especialista orienta ao síndico que solicite modelos de demonstração financeira, escolhendo o que mais se adapta às necessidades do condomínio, informe-se sobre a cobrança de inadimplentes e observe se a administradora se responsabiliza pelos erros cometidos. “Para contratar ou mudar de empresa, o síndico deve verificar o que está estabelecido na convenção, pois muitas convenções são omissas com relação à exigência de aprovação em assembleia”, ressalta Rosely.
Cogestão
Segundo Schwartz, há também o sistema de cogestão, onde a administração é realizada pelo síndico e conselheiros, com o auxílio de profissionais externos, que poderá ser uma administradora, um escritório de contabilidade e advogados. “Nesse tipo de gestão muitas atividades são realizadas internamente, como por exemplo, a compra de materiais, organização de assembleias, contratação de funcionários, licitação e contratação de prestadores de serviços, cabendo às empresas externas a execução da parte burocrática, como a folha de pagamento, guias referentes aos encargos sociais, emissão de boletos para a cobrança do condomínio”, diz.
Ela lembra ainda, que a documentação é parte fundamental na gestão do condomínio e explica que a Lei nº 4.591/64 estabelece que a responsabilidade pela guarda dos documentos é do síndico. “Recomendo que todos os documentos do condomínio, inclusive os originais dos recolhimentos dos encargos sociais, contratos, cadastro dos moradores, sejam mantidos no prédio. Portanto, logo após o fechamento do demonstrativo financeiro mensal, a administradora deverá enviar a pasta para o síndico. Essa prática contribuirá para que não haja perda de documentos ao longo do tempo, principalmente quando é feita mudança de empresa”, destaca.
Fonte:
https://condominiosc.com.br/2015/04/sindicos-e-administradoras-tem-diferentes-atribuicoes/
https://www.scond.com.br/index.php/funcionalidades
