O avanço da tecnologia tornou as soluções digitais e em nuvem cada vez mais comuns na rotina do segmento de segurança. É o caso de quem deseja migrar de um serviço de portaria física para portaria remota. 

Além dos benefícios tradicionais associados à essa ferramenta, como otimização de custos, redução de falhas de atendimento e praticidade na rotina de quem a utiliza, a portaria remota é capaz de valorizar o espaço ao qual está implementada e ser atualizada de acordo com as transformações do mercado. 

Neste artigo vamos mostrar um passo a passo básico para você que busca migrar de uma portaria física para uma remota. Continue conosco

O que é Portaria Remota?

Antes de decidir pela mudança de tipos de controle de acesso, é importante compreender o que cada um deles faz e como elas são vistas pelo mercado.

De acordo com dados do Censo SindicoNet, em São Paulo, a demanda por portaria remota cresceu mais de 86% entre 2018 e 2021. O levantamento foi realizado com 957 síndicos da capital e evidenciou a preocupação dos gestores com a sofisticação dos crimes e das ameaças aos condomínios e ambientes diversos. 

Para se contrapor a este universo no qual a segurança patrimonial e pessoal é ameaçada constantemente, o segmento de segurança eletrônica tem desenvolvido soluções que integram tecnologia e conhecimento humano técnico para otimizar ações do dia a dia e tornar a gestão de riscos cada vez mais efetiva. 

A portaria remota é uma das principais responsáveis pela tendência de automatização dos condomínios e da implementação dos chamados condomínios inteligentes. 

Por meio dessa inovação o gerenciamento de entradas e saídas do ambiente é feio à distância, normalmente através de uma central de monitoramento especializada, conectada a um software e a aparelhos de vigilância, como câmeras, interfone, tags, etc.

O objetivo da portaria remota é tornar o controle de acesso mais prático, seguro, além de executado por equipe treinada e capacitada para atuar em situações de emergências. 

A portaria remota utiliza equipamentos conectados à uma rede de alta velocidade e disponibilidade, com contato direto com profissionais em uma central de monitoramento por 24h. 

Os postos físicos dão espaço a sistemas de interfonia,  CFTV e comunicação via internet, o que aumenta a segurança e diminui os custos e investimentos. 

Como migrar de uma portaria física para uma portaria remota?

Além de conhecer a tecnologia, antes de migrar de uma portaria física para uma portaria remota é imprescindível organizar esse processo - seja no âmbito estrutural, ou cultural. Veja algumas dicas abaixo: 

1) Entenda as demandas do espaço e dos usuários antes de migrar de uma portaria física para uma portaria remota

Um dos principais desafios da implementação de uma portaria remota é a adaptação dos usuários ao serviço. 

Por isso, é importante mapear quem utilizará a tecnologia, quais são os medos e anseios das pessoas em relação à essa ferramenta, o que elas esperam da instalação, quais as suas dúvidas, etc. 

Deve-se traçar um plano educacional para uso correto da solução, sendo que o cenário ideal representa um processo que ocorre de forma gradual. 

Dessa maneira, todos conseguem se adaptar à mudança e podem usufruir deste serviço. 

Podemos destacar também que existem alguns modelos de controle de acesso que mesclam os tipos diferentes de portaria automatizadas, como é o caso da portaria autônoma e da portaria híbrida. 

Ambos os assuntos já foram conteúdos exclusivos em nosso site e podem te ajudar a compreender melhor como cada um deles funciona na prática. 

Além dessa metodologia pedagógica, é preciso utilizar algumas perguntas norteadoras que irão demonstrar quais são as demandas do espaço. Exemplo:

• Uma portaria remota realmente faria sentido nesse espaço? 
• Os usuários estão preparados para se adaptarem à tecnologia? 
• Irão sentir falta de um posto de atendimento físico?
• Há estrutura para essa migração? 

2) Coloque os usuários na discussão

O projeto de migrar de uma portaria física para um portaria remota exige que os usuários ou condôminos aprovem essa reestruturação. 

Normalmente essa ação ocorre por meio de assembléias ou convenções com a presença da maioria dos beneficiados por essa alteração. 

O projeto deve ser apresentado aos usuários, contendo detalhes acerca dos investimentos financeiros, das vantagens e desvantagens por trás dessa escolha, bem como das motivações para que ela seja executada. Após isso, é imperativo uma votação para confirmar a mudança ou não do controle de acesso. 

Certifique-se de seguir as regras e trâmites de aprovação dessa migração à risca para não sofrer retaliações no futuro. Conheça o que é necessário no seu ambiente para que o projeto possa realmente ser colocado em prática. 

3) Escolha empresas que sejam referência no mercado 

Como a portaria remota é responsável por algo tão essencial quanto a segurança patrimonial, pessoal e condominial, é essencial escolher empresas que tenham conhecimento desse mercado. 

Avalie quais delas oferecem o serviço mais completo, com central de monitoramento especializada, infraestrutura, plano de manutenção de equipamentos, atualização de serviços e uma gestão de inovação. 

É de suma importância garantir que cada etapa dos processos que envolvem a portaria remota sejam realizados com qualidade, para que não haja falhas e brechas para crimes. Isso só é possível com empresas comprometidas com a entrega de valor.

4) Esteja disposto a oferecer informações aos usuários

Mesmo após a implementação da portaria remota, é comum que os usuários ainda apresentem muitas dúvidas em relação ao funcionamento da solução. 

Esteja disposto a saná-las até que ocorra a adaptação completa. 

Esquematize um quadro com perguntas e respostas frequentes para otimizar o seu tempo. Algumas ideias: 

• A portaria remota funciona 24h? 
• Se faltar energia ou Internet a portaria remota continua funcionando? 
• A portaria remota permite que os usuários gerenciem a entrada?
• Tenho algum tipo de contato humano com a portaria remota? 
• Em caso de incêndio, o que ocorre com a entrada e saída do espaço?
• A portaria remota falha?
• Qual o valor do investimento?
• Há manutenção recorrente

Dentre outras. 

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Investir na atualização do controle de acesso e na ideia de migrar de uma portaria física para uma remota é acompanhar não só as tendências de mercado, como as de comportamento dos próprios usuários. 

Agora os clientes estão mais conscientes acerca das possibilidades da tecnologia e de seus reflexos positivos nas ações cotidianas. Aproveite essa inclinação. 

Caso você, após avaliar todos esses pontos, ainda não enxergue um match perfeito entre as suas demandas e as funcionalidades da portaria remota, fique por dentro de outras soluções que podem entregar mais valor para a sua demanda. 

A exemplo disso, a portaria autônoma é um sistema de controle de acesso avançado que, além de possibilitar a abertura das portas do Condomínio ou espaço, dá ao usuário/morador que utiliza o aplicativo a possibilidade de atender o interfone da sua unidade ou sala comercial. Dessa forma, ele age como protagonista no processo de liberação. 

Essa ferramenta possui um custo menor em relação à remota e assegura qualidade do serviço da mesma forma. 

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