Sistemas online de gerenciamento especializados em organizar a rotina predial têm transformado a comunicação entre síndicos e moradores.
SCOND é destaque no ranking nacional de soluções para a administração condominial. Segundo o Jornal dos Condomínios e Portal CondomínioSC, "aplicativos e sistemas online de administração predial têm mudado a rotina da administração dos condomínios. Por meio deles é possível fazer convocações para assembleias, reservar o salão de festas, ativar e desativar travas de portas de acesso a áreas comuns, gerenciar impasses entre condôminos e dispor de documentos como planta baixa do prédio, relatórios financeiros da administração e atas das reuniões".
Alinhar tecnologia com as rotinas administrativas tem se mostrado capaz de trazer mais agilidade, produtividade e mobilidade ao dia a dia de síndicos e moradores. É uma parceria que ganha cada vez mais adeptos no Brasil.
Cliente SCOND, a síndica do Villa di Mare de Balneário Camboriú, Marise Serrato, comenta que a acessibilidade a todas as informações e procedimentos do prédio é um dos principais benefícios que a adoção de ferramentas online gera aos condomínios. “Essa mobilidade é indiscutivelmente um grande diferencial. Temos o controle de toda a administração sem precisar estar lá. Da mesma forma, garante que, mesmo na minha ausência, os condôminos tenham acesso a informações administrativas”, observa.
Marise Serrato, síndica do Villa di Mare de Balneário Camboriú
Marise ainda revela que antes do uso dos sistemas os procedimentos do prédio exigiam mais recursos e levavam mais tempo para serem executados. “Sem ele (sistema), a administração precisava de um funcionário atento e bem preparado para organizar as rotinas – como agendar o salão de festas, por exemplo - além de espaço para o armazenamento de documentos, ligações e notificações por escrito. Isso tudo gera mais custos, é mais demorado e fica mais suscetível a falhas humanas, como se esquecer de anotar uma solicitação ou demanda”, exemplifica Marise.
Em tempo no qual corrupção e desvios são temas recorrentes, a síndica aponta que o uso do sistema é um grande aliado para garantir a transparência administrativa. “Descritivos de contas, custos com pessoal, logística, receita... Está tudo lá. O aplicativo nos permite expor a todos os condôminos os relatórios e informações orçamentárias. Isso é muito bom para nós, síndicos. A prestação de contas fica mais fácil e garante a credibilidade da gestão, ficando até mais fácil aprovar iniciativas nas assembleias”, comenta.
No condomínio Saint John, em São José e também cliente SCOND, a adoção de um software administrativo teve motivações semelhantes. Entretanto, o síndico Leandro Heitor Becker lembra que a adaptação digital passou por um processo de identificação de necessidades. “No início a comunicação era por carta, pelos correios, passou por alguns avanços tecnológicos como e-mail, blogs e até mesmo sites. Contudo, havia ainda uma lacuna entre condomínio e condôminos que era dar agilidade no processo de comunicação”, relembra Becker.
Antes da contratação de um sistema, o síndico Leandro Heitor Becker procurou identificar as necessidades do condomínio: “a gestão ficou mais ágil”
Após a instalação, ele destaca que os benefícios de aliar a tecnologia a uma boa administração são indiscutíveis. “A gestão passou a ser muito mais ágil, pois comunicados importantes que antes teriam de ser impressos e dispostos em mural ou até mesmo pelas paredes do condomínio e elevadores agora são publicados e vistos instantaneamente”, aponta.
Porém, ele afirma que para ter bons resultados também é preciso preparo e compromisso de todos os envolvidos no processo administrativo. “Detalhe importante a observar é o de que os softwares ou aplicativos não são tudo. O condomínio que buscar esse tipo de solução deve lembrar que o operador vai precisar de infraestrutura, como internet, por exemplo, e treinamento para o uso” observa.
Everton Pitz, CEO da SCOND esclarece que, ao pensar no aplicativo, a empresa percebeu a administração de um condomínio como a gestão de um empreendimento, e para isso projetou ferramentas que fortalecessem e facilitassem o gerenciamento. “Em um condomínio com centenas de unidades, se cada um enviar um e-mail para o síndico com uma reclamação ou solicitação qualquer, o atendimento desses e-mails será demorado e alguns contatos podem se perder, gerando desconforto e incômodos desnecessários.
Com um sistema facilitador, esses problemas de gestão, de ruídos de comunicação, de falta de transparência e de gestão do tempo são comprovadamente reduzidos à quase zero”, observa.
