Todo negócio depende de decisões estratégicas para a sua sobrevivência. E quanto maior é a compreensão das informações, maiores são as chances de sucesso. Nesse contexto, os dados podem ser considerados um dos elementos mais significativos para as empresas.

Em projetos de Business Intelligence (BI) é comum serem discutidos diversos pontos essenciais para a tomada de decisões.

Muito é debatido também em cima de assuntos como métricas e indicadores de desempenho. A todo momento falamos desses termos, mas sem saber às vezes a real diferença. Afinal, o que muda entre um e outro?

Quando trabalhamos com informações é muito importante conhecer essa distinção, pois estes são instrumentos importantíssimos e que conduzem a avaliação de nossas análises. 

Saber a diferença entre métricas e indicadores também nos auxilia na percepção e análise correta dos resultados.

Diferença entre métricas e indicadores

Métricas são medidas brutas que servem de subsídios aos indicadores. São compostas por vários tipos, como valor, quantidade, peso, volume ou outro formato quantitativo. São a base para a constituição dos indicadores de desempenho.

Já quando falamos de indicadores, normalmente estamos nos referindo aos indicadores de desempenho (Key Performance Indicator - KPI).

Podemos dizer que indicador é aquilo que apronta algo ou alguma situação específica. Ele também verifica o cumprimento das metas estabelecidas dentro da organização.

Importância do BI para a Central de Monitoramento

Ao operar uma Central de Monitoramento, com certeza sua empresa espera prestar um serviço que ofereça, sobretudo, a sensação de segurança aos seus clientes - sejam eles condomínios de qualquer tamanho ou outros negócios.

Apresentar dados demonstra que a sua empresa tem um olhar atento para o que está acontecendo diariamente e é exatamente o que clientes de uma empresa de segurança esperam: sentir que estão sendo cuidados.

Além disso, sua empresa operará com maior eficiência e eficácia, o que irá gerar uma diminuição de gastos para o negócio.

Nesse contexto, apresentar dados palpáveis proporciona vantagens no mercado competitivo e é importante para que você tome decisões assertivas. Sendo assim, como mencionamos anteriormente, a coleta de dados e informações se torna cada vez mais importante.

Indicadores e Métricas importantes para a central de Monitoramento

A solução da SCOND aponta os indicadores necessários para o sucesso da sua operação. Estamos falando da plataforma BI - Business Intelligence.

Através dela você terá acesso, em tempo real e em um único lugar, às seguintes funcionalidades e informações:

Barra de Menus

No topo da plataforma, é possível observar a Barra de Menus.

Você verá gráficos que são formados a partir dos filtros de sua escolha, por data, hora, contas, operadores ou por tipo de eventos.

Lembrando que esses filtros podem ser alterados a qualquer momento, de acordo com as práticas da sua gestão e cenários existentes.

Conversão de tempo

Ainda no dashboard da plataforma, você encontrará os gráficos que apontam a Conversão de tempo. Neles, são apresentados quatro tipos de informações:

• Tempo médio de atendimento;
• Tempo médio de resposta;
• Tempo médio total;
• Tempo total dos atendimentos.

Em cada uma dessas opções, você tem acesso a um relatório, dos 20 últimos eventos, ou 20 últimos atendimentos.

Atendimento por Conta

Logo abaixo da Conversão de tempo, temos uma tabela que mostra o Atendimento por Conta. 

O gráfico traz o número total de atendimentos por condomínio, quanto equivale esse total em porcentagem individual de atendimento e quanto equivale o total em porcentagem acumulada. Com base nessas informações, você conseguirá entender melhor a sua carteira de clientes, tendo o entendimento da rentabilidade de cada um de seus clientes, podendo inclusive servir como métrica para justificar reajustes de mensalidades.

Monitoramento de operadores

A próxima métrica da qual iremos falar é o Monitoramento de Operadores. Neste, são mostradas duas opções: o atendimento individual por operador e o ranking de atendimentos por cada operador.

Você, enquanto gestor, pode estimular uma competição saudável, bonificando aqueles que apresentam o melhor desempenho.

O próximo gráfico fala sobre o Atendimento por Horário e em seguida o total de Atendimentos por Dia. 

Com esse tipo de informação, você consegue distribuir a quantidade correta de operadores de acordo com os picos de atendimento.

Logo abaixo, você encontra mais dois gráficos que mostram o Atendimento Médio/Dia da semana e a Média de Tempo/Atendimento ao Dia.

Você pode definir metas para sua equipe, estipulando que o primeiro atendimento, assim que o interfone toca, seja de 8 segundos, por exemplo.

O ponteiro irá indicar a meta e você poderá acompanhar, diariamente, se os operadores estão dentro das metas definidas. Pode, ainda, comparar o tempo médio da sua empresa com a média nacional do mercado de segurança.

Tipos de eventos

O próximo ponto nos mostra os Tipos de Eventos, como o total de atendimentos de interfones realizados, portas abertas, entradas coagidas ou de qualquer outro filtro de sua escolha.

Previsão de visitas

Finalizando a tela de dashboard, é mostrado o gráfico de Previsão de Visitas. São previsões realizadas pelo morador do condomínio, via aplicativo,  que dão acesso a visitantes ou prestadores de serviço. 

Ambas previsões aparecem no relatório do BI. Você consegue medir, por exemplo, que a taxa de previsão de visita de um determinado condomínio está baixa. 

Isso significa que os moradores estão usando pouco essa funcionalidade e, por consequência, exigindo maior tempo dos seus operadores no atendimento. 

Tendo a clareza destes dados, você pode criar uma campanha de engajamento, segmentada para condomínios que pouco usam a funcionalidade “previsão de visita” e, inclusive, premiar o condomínio que mais se engajar.

Relatórios

Você já pensou em gerar relatórios de cada condomínio e apresentá-los ao síndico e aos moradores? Pense o quanto você pode estreitar seu relacionamento com estes clientes, mostrando-se transparente e eficiente em sua gestão.

No BI SCOND, você encontra também a opção de Relatórios. Eles são baseados em cada tipo de indicador. 

Através dessa funcionalidade, você pode adicionar o condomínio e o email do síndico para quem você deseja enviar. O relatório pode ser gerado automaticamente pelo sistema com base no período de envio.

Apresentar dados demonstra que a sua empresa tem um olhar atento para o que está acontecendo diariamente - e é exatamente o que clientes de uma empresa de segurança esperam: sentir que estão sendo cuidados.

Layout

Você também pode alterar o layout da sua tela, escolhendo o modo claro ou escuro.

Assista ao vídeo que mostra com detalhes como funciona esse sistema abaixo:

Quer estar à frente da concorrência? Conheça o BI da SCOND para empresas de portaria remota, virtual, eletrônica ou autônoma.